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      院辦概況

         廣州華立科技職業學院辦公室的基本職責和工作宗旨是為學院基層單位服務、為師生員工服務。辦公室設綜合秘書科、組織宣傳科、信息建設管理科、總務科和綜合檔案室等5個科室。為規范工作人員的言行,提高工作水平和服務質量,樹立良好的作風形象,現將有關服務事項確定如下:
         一、服務目標
         強化服務意識,創新服務理念,增強服務本領,提高服務質量,努力用新思路謀劃辦公室工作,用新機制提高工作水平。
         二、具體內容
         (一)綜合秘書科工作
         秘書科工作  
         1、公文、校內請示報告收到即辦。公文在領導正式簽發后半個工作日內完成印制。校內請示報告在領導閱批后半個工作日內將有關意見反饋到有關部門和人員。
         2、院長辦公會議紀在會議結束后一個工作日內完成起草,領導簽發后半個工作日內完成印制。
         3、行政安排印發各種工作計劃、規劃、總結、決議等文件在收到通知后二個工作日內完成。
         4、接到已確定的會議通知即下發各有關單位;若需口頭通知或電話通知的,按院領導吩咐的時間去完成。
         5、接到公務傳真,1小時內交相關領導批閱;接到私人傳真,半個工作日內送到收件人。
         6、對機要文件當日拆啟登記各類文件、信函等,并根據校領導閱示意見和來文內容、急緩程度及時送信有關領導和部門,對查詢有關文件、資料提供迅速、準確的服務,不出現失密、泄密現象。
         7、統籌做好辦公室每月的績效考核材料的填寫和上報工作。
         8、協調做好全院學期和學年度的績效考核材料統籌準備工作。
         綜合科工作
         1、學校承辦的大型活動,提前5個工作日寫出接待方案,并逐項落實到位。承擔有關會議的會場安排,在開會前1小時必須全部就緒。一般性的來訪接待工作提前1個工作日落實。
         2、每周五下班前請示院領導下周工作安排情況,填寫好后掛網,周一確認沒修改情況后打印貼在院辦貼式欄上,并給院領導各一份打印好的工作安排表。
         3、校內各單位上報的會議、活動申報表等材料,要及時向有關領導匯報,待批準后在一個工作日內回復給有關單位,如有變化及時調整。
         4、對群眾來訪反映的問題,在3個工作日內向其反饋辦理情況;
         5、對校領導批示由職能部門辦理的事項,在當日內轉到有關職能部門,并按領導規定的時限內進行查辦、催辦。
         6、學院組織的會議或院長辦公會議、院長召開的會議都要做到提前泡好茶,會議結束后要把會議室收拾干凈,茶具要清洗干凈。
         (二)組織宣傳科工作
         1、修訂學院工作指南。
         2、辦好《華立職院》報,做好向《華立園》報等報刊媒體的投稿工作。
         3、收集整理學院各部門每周工作動態及學院重大活動對外宣傳。
         4、做好網站頁面的美工設計,宣傳欄的收集、修改及噴繪工作。
         5、做好學院每月的宣傳欄、新聞更新質量的評比工作。
         6、及時更新學院網站內容、學院各種大型活動的宣傳報道。
         7、負責院領導參加大型活動或會議的講話稿。
         8、做好院工會辦公室工作,掌握教職工思想動態及時反映給領導,起到上令下行,下情上達,協助院領導實施科學決策和有效管理。
         (三)信息化建設管理科工作
         1、不斷加快建設完善辦公網,積極為廣大師生服務,不斷提供內容豐富、更新及時的信息;對相關部門、二級學院要求上網的信息第一時間進行審核上網,承擔校園網的信息管理正常運行、安全監控和日常維護工作。
         2、網站頁面的設計與制作及整體規劃,并提供各機關和學部與網站相關的技術支持。
         3、每月對各部門的網站建設:文章內容的質量、數量、更新速度、訪問量進行公平、公正、公開的評比。
         4、不定期的瀏覽同類院校網站的主頁和招生頁面,是否有價值借簽的元素。
         5、做好信息化建設管理科每周、每月、每學期的進度表、工作總結。
         6、做好學院教育數據庫的建立與管理工作,全院性的綜合統計工作。
         (四)總務科工作
         1、做好校領導、學校接待用車的安排并給予答復。
         2、做好教師宿舍、辦公及教學用房、學生宿舍管理等后勤服務工作。
         3、協助院領導統籌協調與上級單位、兄弟院校及合作單位之間的關系。
         4、負責接待后勤方面的來信來訪,協助處理學院各種突發事件。
         5、做好全院師生的保修及結算工作。
         6、做好學院每周的關窗、關門、關燈的跟蹤、登記、核對、發通報、評比工作及衛生評比工作。
         (五)綜合檔案室工作
         1、檔案室工作人員接待查檔者要熱心,幫助解決問題要誠心,介紹檔案資料要真心,宣傳解釋要耐心,聽取意見要虛心。
         2、學院大事記的收集編集出版。
         3、認真做好全院檔案資料材料的收集整理、歸檔等工作。
         4、督促各二級單位做好檔案建設工作。
         5、每學年年檢材料的準備、統籌工作。
         6、收發室工作人員加強責任意識,做到收發報刊準確及時無差錯,急件、快件及時送到。
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